File con immagini ma a contenuto testuale

salve. quadro della situazione:
ho un gestionale che crea moltissimi documenti (documenti di trasporto, ordini clienti, ordini fornitori, comunicazioni ecc.). Vorrei quindi creare un file di ogni documento da posizionare in apposite cartelle. Ovviamente dovrà essere possibile poter fare delle ricerche. Per la ricerca ho pensato a vari modi:
1 - Ricerca sul gestionale (ovvero tramite il programma/sito)
2 - Ricerca testuale aprendo i file nelle cartelle.

Il mio problema è che vorrei che questa ricerca avvenisse nei files piuttosto che sul gestionale. Come li faccio questi files? Se li creo in pdf non posso effettuarne la ricerca testuale all'interno. (Magari esiste... ditemi voi come). Se li creo in formato testo non posso inserire le immagini. Se li creo in html si devono portare appresso la cartellina con le immagini... Come posso fare per creare un file tipo pdf (o word) che sia autoinglobante di tutto?
O, succo del discorso, esiste un metodo per fare una ricerca testuale sui file pdf? (Se esiste su Word sono anche disposto a calpestare il mio maschio orgoglio di Anti Winzozz Micro$uck)
Ciao e fatemi sapere
Grazie in anticipo